最新１０月：利用規約等の改定のお知らせ
各規約・契約書・表示を、現在の運用に合わせて見直しました。2026年10月12日以降のご購入・お申込みには、改定後の内容が適用されます。
コンサルティング契約は、ご契約中のお客様へ、個別にメールでご案内します。
詳細は、下記の各ページをご確認ください。
【商品をご購入のお客様】
☑ 製品・サービスの利用規約
⇒ 詳しくはこちら
☑ デジタルコンテンツの著作権について
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☑ 特定商取引法に基づく表示
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☑ 個人情報保護方針
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【コンサルティングをご利用のお客様】
☑ オンラインコンサルティング業務委託契約書
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☑ 定額メールコンサルティング業務委託契約書
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【商社様・広告掲載のお客様】
☑ 商社様経由の取引規約
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☑ 広告・記事掲載の利用規約
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【規定サンプル】No.7501_文書管理規定
¥15,000
顧客の図面が改訂されたとき、どこまで更新していますか。 7.5.3.2.2は、技術仕様書の改訂について受領後10営業日以内のレビュー、変更が実施された日付の記録、そして製品設計が変わればPPAP、製造工程が変わればコントロールプラン・工程FMEAの更新まで要求しています。「新しい図面に差し替えた」だけでは足りません。本商品は、この実施5項目と関連文書への反映を規定したうえで、文書化した情報の管理6要素、旧版の残存防止、記録の保管・保護までを定めたVer.2-0です。さらに確認ポイント18項目を附属書として収録。全20章／A4判19ページ。
Category: 規定類：IATF
販売価格：15,000円（税別）
お支払い方法は、銀行振込・クレジットカード払いから選択可能です。クレジットカード払いであれば、即時商品のダウンロードが可能です！
2026年9月6日：Ver.2-0大幅改訂版でリリース！
「その旧版、なぜ現場に残っているのですか？」
文書管理の審査は、書類の確認だけでは終わりません。審査員は作業現場を歩いて掲示物を直接確認します。
そして、次のような状態で指摘を受ける企業が少なくありません。
- 改訂したはずの作業標準書の旧版が現場に残っている
- 顧客図面を差し替えたが、コントロールプランやFMEAが旧のまま
- 技術仕様書の改訂をいつ実施したか、日付の記録がない
- 製品設計が変わったのに、PPAP再提出の要否を判断していない
- 記録の保管期間が「適宜」としか書かれていない
- 感熱紙の検査記録が褪色して読めなくなっている
- バックアップは取っているが、復旧できるか試したことがない
これらは担当者の管理不足ではなく、規定が「文書を管理する」までしか書いておらず、改訂の実施範囲と記録を定めていないことが原因です。
本商品は、技術仕様書の実施要件から旧版の残存防止、記録の保護までを定義したVer.2-0として、金額据え置きでリリースしました。
こんな企業様におすすめです
- IATF16949の新規構築で、文書管理の仕組みを整備している
- 現場に旧版が残るという指摘を受けた／受けそう
- 顧客図面の改訂を、どこまで社内文書に反映すべきか整理したい
- 7.5.3.2.2（技術仕様書）への対応が規定にない
- 記録の保管期間が部門ごとにバラバラになっている
- 電子文書の管理ルール（権限・バックアップ）を定めたい
- 文書番号の体系をこれから作る
- 審査・顧客監査の前に、文書管理の運用をセルフチェックしたい
このような企業様におすすめです。
本商品の最大の特長｜審査・顧客監査の確認ポイント18項目を収録
Ver.2-0最大の特長は、附属書として収録している「審査・顧客監査における確認ポイント」全18項目（A-1〜A-18）です。
要求事項の条文をなぞっただけの規定では、「規定はあるが、審査で何を聞かれるか分からない」という状態が残ります。そこで本商品では、認証機関の審査および顧客の第二者監査で、文書・記録管理に関して実際に確認されることが多い事項を、次の3列で整理しました。
| 列 | 内容 |
|---|---|
| 確認事項 | 何を見られるか |
| 確認の狙い | 審査員・監査員がなぜそこを見るのか |
| 備えるべき記録 | どの記録を提示すればよいか |
以下は収録内容の抜粋です。
| No. | 確認事項 | 確認の狙い（審査員・監査員の視点） |
|---|---|---|
| A-1 | 現場に旧版の文書が残っていないか | 作業場所を歩いて直接確認される。最頻出の指摘事項 |
| A-8 | 技術仕様書の改訂が関連文書に反映されているか | 顧客図面の改訂がCP・FMEAに落ちているかを突き合わせられる |
| A-14 | 記録が判読可能な状態で保管されているか | 感熱紙の褪色、水濡れ、汚損がないかを現物で確認 |
| A-18 | 文書の定期見直しを実施しているか | 制定以来一度も見直していない文書がないかを見ている |
このほか、承認された文書の使用、台帳と現物の一致、版数管理、変更履歴の記載、水平展開、レビュー期限、実施日の記録、PPAP再提出、保管期間、記録の提示、外部文書の最新版管理、バックアップ復旧試験、アクセス権限など、計18項目を収録しています。
7.5.3.2.2｜顧客図面の改訂、「差し替え」で終わっていませんか
7.5.3.2.2は、顧客の技術規格・仕様及びその改訂について、レビュー・配布・実施のプロセスを求めています。しかも「実施」には、単なる差し替えを超えた内容が含まれます。
Ver.2-0では、実施に含める5項目を記録先とセットで規定しました。
| No. | 含める事項 | 記録先 |
|---|---|---|
| ① | 文書のレビュー（内容の確認及び影響範囲の特定） | 技術連絡書／レビュー記録 |
| ② | 更新の完了（影響を受ける社内文書の改訂） | 各文書の変更履歴 |
| ③ | 必要な承認（社内承認及び顧客承認） | 変更連絡書／顧客承認記録 |
| ④ | 実施日（変更が実施された日付） | 技術連絡書／変更履歴 |
| ⑤ | 必要な変更の内容（何をどう変えたか） | 変更履歴／関連文書 |
④の「実施日の記録」は条文に明示された要求であり、ここが抜けている企業が非常に多い項目です。
どこまで更新するかを、影響別に規定
| 改訂の影響 | 更新すべき文書・手続 |
|---|---|
| 製品設計が変わる場合 | 設計FMEA、図面、納入仕様書、顧客の生産部品承認記録（PPAP）の更新要否を確認 |
| 製造工程が変わる場合 | コントロールプラン、工程FMEA、作業標準書、検査基準書、検査規格書の更新 |
| 検査方法・判定基準が変わる場合 | 検査指導書、限度見本、測定システム解析の再実施要否を確認 |
| 材料・法規制が変わる場合 | サプライチェーンへの展開、不使用保証書の再取得 |
あわせて、「更新が完了するまで、旧版の技術仕様に基づく製造を継続してはならない。やむを得ず継続する場合は、顧客の承認を得る」ことを明記しました。
旧版が現場に残る。これを仕組みで防ぐ
文書管理で最も多い指摘が「現場の旧版残存」です。「回収する」と書くだけでは防げません。
Ver.2-0では、残存防止の仕組みを規定しました。
✅ 配付先及び配付部数を記録し、回収時に全数が回収されたことを確認する
✅ 回収できなかった場合は、その理由及び対応を記録する
✅ やむを得ず旧版を保持する場合は、「旧版・使用不可」の識別を行い、有効な文書と明確に区別して保管する
✅ 現場に旧版が残存していないことを、内部監査及び製造工程監査において確認する
✅ 改訂内容が作業方法に影響する場合は、旧版の回収と併せて関係者へ教育を実施する
あわせて、文書の定期見直し（年1回以上、改訂不要と判断した場合も記録）と、見直しの5トリガーを新設しました。
7.5.3.1｜文書化した情報の管理、6要素を押さえていますか
7.5.3.1は、文書化した情報について確実にすべき事項を列挙しています。Ver.2-0では、6要素を該当箇条とセットで整理しました。
| 要素 | 確実にする内容 |
|---|---|
| ① 利用可能性 | 必要なときに、必要なところで、必要な人が利用できること |
| ② 保護 | 機密性の喪失、不適切な使用、完全性の喪失から保護されていること |
| ③ 配付・アクセス・検索・利用 | 誰が閲覧・使用できるかを定め、検索できる状態を維持すること |
| ④ 保管及び保存 | 読みやすさが維持される方法で保管すること |
| ⑤ 変更の管理 | 版の管理を行い、旧版の誤使用を防止すること |
| ⑥ 保持及び廃棄 | 定めた期間保持し、期間経過後に適切に廃棄すること |
記録は「保管している」だけでは足りません
7.5.3.2.1は記録の保管を要求していますが、審査で問われるのは「その記録を今すぐ出せるか」「読める状態か」です。
Ver.2-0では、記録の管理を3つの観点で規定しました。
識別及び検索
✅ 記録には、対象製品・ロット・実施日・実施者を記載し、後日の検索を可能とする
✅ 保管場所及び検索方法を、部門別文書管理台帳に記載する
✅ 要求があった際に、速やかに該当する記録を提示できる状態を維持する
保護
✅ 水濡れ、汚損、劣化、紛失を防ぐ方法で保管する
✅ 感熱紙その他経年により判読困難となる媒体は、複写又は電子化して保管する
✅ 改ざんを防止するため、保管場所への立入りを制限する
保管期限
✅ 車載15年以上、その他5年以上。顧客要求がある場合は最も長い期間による
✅ 法令・規制により保管期間が定められている記録は、法令と顧客要求のいずれか長い方
✅ 保管期間の起算日を明確にする（作成日／製造終了日）
電子文書の管理ルール、決まっていますか
サーバー保管が当たり前になった一方で、電子文書の管理ルールが規定にない企業が多く見られます。
Ver.2-0では、独立した章として次を規定しました。
✅ サーバー上の指定フォルダに保管し、フォルダ構成及び命名規則を定める
✅ 個人のPC内のみに保管し、他者が利用できない状態としてはならない
✅ フォルダごとにアクセス権限（閲覧／編集）を設定し、権限者一覧を維持する
✅ 定期的にバックアップを取得し、取得日及び対象範囲を記録する
✅ 年1回以上、バックアップからの復旧試験を実施し、記録する
✅ 電子印による承認は、承認者本人以外が使用できない仕組みとする
✅ 長期保管する電子データは、将来も読み取り可能な形式（PDF等）での保存を検討する
前版Ver.1-0と新版Ver.2-0の違い
| 内容 | Ver.1-0 | Ver.2-0 |
|---|---|---|
| 章構成 | 4章 | 全20章＋附属書A |
| 用語の定義 | ― | 13用語 |
| 引用文書一覧・記録の保管期間 | ― | ○（記録10種） |
| 責任と権限 | 6行（重複あり） | 11区分のマトリクス |
| QMS文書の構成 | ― | 4階層＋文書と記録の区別 |
| 文書の分類と承認 | ○（表に不備あり） | ○（編号・括弧の不備を全面修正） |
| 文書の作成及び更新（7.5.2） | ― | 識別／形式／レビュー承認 |
| 文書の編号と識別 | ○ | ○＋番号付与の構成表 |
| 文書の連絡 | ○ | ○＋連絡先の記録 |
| 文書の変更・改訂 | ○ | ○＋変更履歴6項目・上位下位の影響確認 |
| 文書の定期見直し | ― | 年1回＋5トリガー |
| 文書の廃棄 | ○ | ○＋旧版の残存防止5項目 |
| 文書化した情報の管理（7.5.3.1） | ― | 6要素×該当箇条 |
| 電子文書及びデータの管理 | 断片的 | 保管・権限・バックアップ・復旧試験・電子承認 |
| 法令・規制文書の管理 | 存在しない規定へ参照 | 本規定内に手順を記述（対象5分類） |
| その他外部文書の管理 | ○ | ○（文の不備を修正） |
| 技術仕様書（7.5.3.2.2） | 「10営業日以内にレビュー」1行 | 実施5項目＋関連文書への反映4区分 |
| 記録の識別・検索 | ― | ○ |
| 記録の保護 | ― | 感熱紙対策・改ざん防止 |
| 記録の保管期限 | ○ | ○＋法令との比較・起算日 |
| 記録の廃棄 | ― | 承認・機密記録の廃棄方法・廃棄保留 |
| 有効性の評価及び改善 | ― | ○＋評価指標6種 |
| 顧客固有要求事項（CSR） | 1行 | 確認8項目 |
| 審査・顧客監査 確認ポイント | ― | 18項目 |
| 表紙・承認欄・文書管理情報 | ― | ○ |
| ページ番号つき目次（自動更新） | ― | ○ |
| 対応要求事項の対比表 | 8件（うち2件が「無題」） | 11件（該当箇条つき） |
| ページ数 | 5ページ | 19ページ |
| Word編集 | ○ | ○ |
| 販売価格 | 15,000円（税別） | 15,000円（税別） |
文書を管理するだけでなく、技術仕様書の実施・旧版防止・記録の保護・審査対策まで一連で整備したい方におすすめです。
文書管理は、すべてのQMS文書の土台です
文書管理は、他のすべての規定・帳票の管理方法を定めるものです。この規定が整うことで、各規定の「記録の保管期間」「版の管理」が一貫します。
| 商品 | 本規定との関係 |
|---|---|
| 【規定】No.4301_品質マネジメントシステム管理規定 | QMS文書体系・要求事項との対応表 |
| 【規定】No.8120_機密保持管理規定 | 機密文書・パスワードの管理 |
| 【規定】No.8561_変更管理規定 | 4M変更に伴う文書変更 |
| 【規定】No.8111_プロジェクト管理規定 | PPAP・設計文書の管理 |
| 【規定】No.8610_検査管理規定 | 検査規格書・限度見本の管理 |
| 【規定】No.5301_組織管理規定 | 組織図・分掌表の文書管理 |
| 【規定】No.9201_監査管理規定 | 旧版残存の確認・内部監査 |
本規定で管理する記録の様式例
本規定は「記録をどう管理するか」を定めるものです。実際に記録を作成する様式として、次の帳票をご用意しています。
▶ 【帳票】No.72-2_教育記録表 ▶ 【帳票】No.71521_校正記録表 ▶ 【帳票】No.8610-2_寸法・外観・性能監視記録表 ▶ 【帳票】No.8710-2_工程異常・不具合記録表 ▶ 【帳票】No.8540-2_入出庫記録票 ▶ 【帳票】No.8515-2_設備・治具 故障修理記録表
社内教育とあわせてご活用ください
規定を発行しても、その考え方が現場に伝わらなければ運用は定着しません。文書・記録管理、CSRの展開、PPAPの考え方を社内教育する教材もご用意しています。
▶ 【実践教材 No.30】文書管理・記録管理の実践方法_教育資料
▶ 【実践教材 No.7】顧客固有要求事項（CSRs）の読み方・展開_教育資料
▶ 【実践教材 No.36】PPAP・顧客承認資料の作り方と提出管理_教育資料
自社の文書管理に迷ったらご相談ください
文書番号の体系や保管期間は、組織構成・製品特性・顧客要求によって異なるため、規定を自社化する際には必ず判断に迷う場面が出てきます。
「文書番号の体系、どう設計するのが管理しやすいか」 「顧客図面が改訂されたとき、どこまで社内文書を更新すべきか」 「記録の保管期間、車載15年は本当に必要か」 「電子化を進めたいが、審査で問題にならないか」 「現在の文書管理台帳を見て、審査で指摘されそうな部分を教えてほしい」
といった場合は、QMS認証パートナーのIATF16949メールコンサルティング・オンラインコンサルティングをご活用ください。現在お使いの規定や文書管理台帳を確認しながら、個別にご相談いただけます。
商品仕様
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 商品区分 | 規定教材 |
| 商品名 | No.7501 文書管理規定 |
| 対応規格 | IATF16949／ISO9001 |
| 関連対応条項 | 7.5.1／7.5.1.1／7.5.2／7.5.3／7.5.3.1／7.5.3.2／7.5.3.2.1／7.5.3.2.2／8.5.6.1／8.1.2／8.4.2.2 |
| ファイル形式 | .docx |
| ページ数 | A4判 19ページ |
| 構成 | 全20章＋附属書A |
| 用語の定義 | 13用語 |
| QMS文書の階層 | 4階層 |
| 文書の分類 | 18区分 |
| 文書化した情報の管理 | 6要素 |
| 技術仕様書の実施事項 | 5項目＋反映4区分 |
| 文書の定期見直し | 年1回＋5トリガー |
| 有効性の評価指標 | 6指標 |
| 記録の保管期間一覧 | 10種 |
| 審査・顧客監査 確認ポイント | 18項目 |
| 表紙・承認欄 | あり |
| 目次 | ページ番号つき（自動更新フィールド） |
| 編集 | Wordで自由に編集可能 |
| 販売価格 | 15,000円（税別） |
ご購入について
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