【帳票:教材】No.53_業務・職位分掌表(責任と権限表)

「その方は、いくらまで決裁できるのですか？」——分掌表を出した次に来る質問です

職務分掌表はどの会社にもあります。それでも5.3で止まるのは、書いてある内容が責任の説明で終わっているからです。審査員の質問は3段階で降りてきます。

• 「この職位の責任と権限を示す文書はありますか」
• 「その方は、いくらまで決裁できるのですか」
• 「その方が不在のとき、誰が決裁するのですか」

2つ目で止まる分掌表がほとんどです。「業務権限」という見出しの下に「部門を管理監督する」と書いてあっても、それは責任であって権限ではありません。本帳票は、権限を金額と範囲で書くための様式です。

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「業務権限」の欄に、権限が書かれていない

5.3が求めているのは、役割・責任・権限を割り当て、組織内に伝達することです。ところが多くの分掌表では、権限の欄に次のような記述が並びます。

• 「事業所運営に関わる部門の責任者」
• 「経営陣の方針に基づき、部門を管理監督する」
• 「部門の目標達成に責任を持つ」

いずれも立場と責任の説明で、何を決められるのかが1つも書かれていません。この状態で審査を迎えると、次のような指摘を受けます。

• 権限の範囲が不明：決裁できる金額の上限、上位承認が必要になる線が文書にない
• 代行者が未定：不在時に誰が決裁するのかが決まっておらず、実務が止まる
• 全職位分が揃っていない：1枚ずつバラバラに存在し、どこまで作成済みかを示す一覧がない
• 本人が内容を知らない：文書はあるが、本人に聞くと書いてある内容と答えが食い違う
• 力量が学歴で定められている：7.2が求めているのは学歴ではなく「業務を遂行できる力量」

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単なる「職務の説明書」ではありません——Ver.2-0での改訂内容

旧版（Ver.1-1）は、営業部長を例に7つの区分（主な業務内容／職務の責任／業務権限／コミュニケーション／部下への指導／職位の資格要求／役職の技術要求）で構成された1枚でした。職務代理人の欄があること、資格要求と技術要求を分けていることは、この種の分掌表としては優れた設計だったため、その骨格は残しています。Ver.2-0では4点を作り直しました。

• 「業務権限」を決裁権限の表に作り直した：受注・価格・契約・与信・支出・人事・品質の7区分について、決められること／範囲・金額の基準／上位承認が必要な場合を記入します。旧版の権限欄は2行の文章で、金額も範囲も書かれていませんでした
• 必要な力量を表にし、学歴要件を削除した：「何ができること」／確認の方法／現任者の状況の3列で8項目。旧版にあった「大学卒業またはこれと同等」という要件は外しています
• 職位分掌一覧シートを追加した：全職位について、職位・氏名・職務代理人・主な決裁権限・作成状況・最終改訂日を1枚で俯瞰します。分掌表は1職位1枚のため、枚数が増えると管理できなくなるためです
• 承認欄と「本人確認」欄を追加した：旧版には制定日・改訂日・承認欄がありませんでした。本人確認欄は、内容を本人が説明を受けて理解したことを示す欄です

旧版が「職務の説明書」だったのに対し、Ver.2-0は決裁権限を金額で示し、全職位の整備状況まで管理できる2枚になっています。

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帳票の中身

ファイル形式	.xlsx（Excel）／ 2シート
対応規格・条項	ISO9001 / IATF16949 共通　5.3（組織の役割、責任及び権限）・7.2（力量）
シート1：職位分掌表	1職位1枚。①職位の目的 ②主な業務内容 ③職務の責任 ④業務権限（決裁権限表7区分）⑤コミュニケーション ⑥部下への指導 ⑦必要な力量（8項目）＋ 承認・本人確認欄
シート2：職位分掌一覧	12職位 × 9項目（所属／職位／氏名／職務代理人／主な決裁権限／作成状況／最終改訂日／備考）
記入例	営業部長を例に、決裁権限7区分・力量8項目をすべて記入例で収録。一覧シートも12職位分を記入済み
印刷	シート1＝A4縦2枚（1職位あたり）、シート2＝A4横1枚＋運用の手引き
関連条項	5.1.1.3（責任及び権限）、6.2（品質目標）、7.1.2（人々）、9.2（内部監査）
更新履歴	2026年9月 Ver.2-0（全面改訂）／ 2024年12月 Ver.1-1

決裁権限の金額（受注3,000万円まで、値引き10％まで、経費1件30万円まで など）は記入例です。会社の規模と取引実態によって大きく変わるため、そのまま使わず自社で決定してください。この点はファイル内にも明記しています。

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学歴要件を外した理由

旧版の「職位の資格要求」には「大学卒業またはこれと同等のレベルであること」という記述がありました。Ver.2-0ではこれを削除しています。

理由は2つあります。ひとつは、7.2が求めているのは学歴ではなく「教育、訓練または経験に基づく力量」だからです。学歴で定めると、実務経験で十分な力量を持つ人を除外することになり、規格の意図からずれます。もうひとつは、職務と直接関係しない学歴要件が、採用や配置の場面で問題になり得るためです。サンプルとして配布する以上、そのまま社内文書になる可能性を考えました。

代わりに「何ができること」で8項目を定め、それぞれに確認の方法（修了証・面談・実績の提出）を添えています。学歴を条件に加えたい場合は、「同等の実務経験を有する者を含む」と併記する形をおすすめします。

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内容を増やしましたが、価格は ¥1,500 のまま据え置きます

シートを1枚追加し、決裁権限表と力量表を作り込みましたが、価格は変えていません。職務分掌表は無料のテンプレートが豊富なカテゴリで、価格を上げると比較検討の土俵から外れるためです。また、No.5113 組織図がプロセス単位で15プロセス分を扱うのに対し、本帳票は職位単位の様式であり、情報量の序列を保つ意味もあります。

Ver.1-1をご購入済みの方への対応については、お問合せよりご連絡ください。

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制作者について

本帳票は、審査を受ける側と、監査する側の両方を経験した実務者が設計しています。

• 自動車部品メーカーでの品質保証実務 12年以上
• IATF16949 認証取得プロジェクトの推進責任者として、責任と権限の割り当てから審査対応までを担当
• QMS管理責任者として、職務分掌の整備と力量評価の運用を継続して担当
• 内部監査員として、また VDA6.3 による第二者プロセス監査の監査側として、サプライヤ監査を実施

監査側に立つと、分掌表は読む順番が決まっています。権限の欄に数字があるか、代行者が埋まっているか、本人の署名があるか——この3点を見れば、文書が実態を表しているかどうかがおおよそ分かります。その見方を、そのまま様式の構成にしました。

なお、当方は訪問型のコンサルティングを行っていません。移動にかかる時間と費用を価格に乗せないためです。

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こんな方におすすめです

• QMS構築中で、職務分掌表をこれから作成する方
• 分掌表はあるが、権限の欄が「管理監督する」で終わっている方
• 決裁権限の金額基準が文書化されておらず、都度上司に確認している方
• 分掌表が職位ごとにバラバラで、どこまで作成済みか把握できていない方
• 力量要件を学歴で定めており、見直したいと考えている方

逆に、すでに職務権限規程を整備し、決裁金額表が稟議システムに組み込まれている企業の場合、本帳票の優先度は高くありません。その段階であれば、様式の追加ではなく、規程と実際の運用が一致しているか（規程外の決裁が行われていないか）の点検にコストを振り向けたほうが効果があります。

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必要な力量を決めても、評価の記録がなければ次で止まります

分掌表の「必要な力量」は、あくまで職位に対する要件です。審査員は次に「では、現在その職位にいる方は、その力量を満たしていますか」と聞きます。個人ごとの評価記録が別に必要になります。

力量の評価記録をつくりたい方

• No.72-1 個人の力量と目標管理シート（力量評価表）— 分掌表で定めた要件に対し、個人ごとに評価を記録する様式
• No.72-3 スキルマップ— 部門全体の力量を一覧で俯瞰する
• No.72-4 年間教育計画表／ No.72-2 教育記録表— 不足している力量を埋める計画と記録
• No.5-101 力量評価帳票6点セット— まとめて揃える場合

組織全体の責任と権限を整えたい方

• No.5113 組織図— 本帳票が職位単位で整理するのに対し、こちらはプロセス単位（どのプロセスを誰が持つか）で整理します。観点が異なるため併用できます
• No.5301 組織管理規定（¥15,000）— 組織と権限を規定として定めたい場合

運用の進め方を学びたい方

• 実践教材 No.24 教育訓練・力量評価の進め方— 力量をどう評価し、どう記録に残すか
• 実践教材 No.26 プロセスアプローチとプロセスオーナーの実践管理

第5章をまとめて整備したい方

• No.5-005 IATF16949 第5章 帳票6点セット— 本帳票を含む第5章をまとめて
• No.5111 企業責任方針／ No.5112 会議体一覧／ No.5210 品質方針／ No.522 品質方針・品質目標シート

迷われた場合は、本帳票＋ No.72-1 個人の力量と目標管理シートの2点をおすすめします。「職位に必要な力量」と「現任者がそれを満たしているか」が揃い、審査での二の矢まで手当てできます。

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帳票だけでは不安な方へ

「決裁金額の水準をどう決めればよいかわからない」「兼務が多く、職位の切り方に迷っている」——そうした場合は、専門家に直接ご相談いただけます。

書きかけの分掌表をそのまま添付いただいて構いません。完成させてからご相談いただく必要はありません。

• IATF16949 メールコンサルティング（月額 ¥20,000・相談回数無制限）
• 単発のご質問プラン（¥3,800〜）— 1つの疑問だけを解消したい方向け
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ご購入について

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※ 本帳票は学習用サンプルです。そのまま提出できる完成品ではありません。自社の組織と職位の実態に合わせて修正し、承認を得てご使用ください。
※ 収録している記入例（職位・氏名・金額・日付・力量の内容）は、説明のために設定した架空のものです。実在する企業・人物とは関係ありません。
※ 決裁権限の金額基準は会社の規模と取引実態によって大きく異なります。記入例の数値はそのまま使わず、自社で決定してください。
※ 本帳票は規格本文（原文・日本語訳とも）を転載していません。要求事項の趣旨に基づき独自に作成した様式です。規格の正確な要求事項は、正規に入手した規格本体をご確認ください。
※ 職務権限規程および任命書の様式は本帳票に含まれません。別途ご用意ください。
※ IATF 16949 は International Automotive Task Force の登録商標、ISO および ISO 9001 は International Organization for Standardization の商標です。本ページおよび本帳票におけるこれらの名称は、対応する規格を示す目的でのみ使用しており、当方は IATF、ISO およびいずれの認証機関とも提携関係にありません。
※ 本帳票の使用によって審査の合格を保証するものではありません。
※ 著作権は Millebrains LLC. に帰属します。社内でのご利用（複製・編集・自社文書としての使用）は自由に行っていただけます。第三者への販売・譲渡・貸与・配布、インターネット上への公開、役務としての第三者提供は、有償・無償を問わずお断りします。
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